VALUE STREAM MAPPING

VALUE STREAM MAPPING: COS'E' E COME SFRUTTARLA NELLA TUA AZIENDA

Come applicare questo fondamentale strumento per l'ottimizzazione e l'innovazione della tua PMI.

DEFINIZIONI, ESEMPI E MODALITA' OPERATIVE

Value Stream Mapping: ne hai forse sentito parlare come di uno strumento ancora sconosciuto ma veramente molto potente per la tua azienda.

• Ma di cosa si tratta esattamente?

• Si può applicare anche nella tua azienda oppure è utile solo in aziende o condizioni specifiche?

• Di quali risorse hai bisogno per poter svolgere questa attività nella tua PMI?

SIGNIFICATO ED ORIGINE

Value Stream mapping è un termine che tradotto significa mappatura del flusso di valore (o Catena del Valore). La Value Stream Mapping o VSM è un metodo di visualizzazione grafica per il miglioramento continuo che fonda le proprie radici nella filosofia Toyota del Lean Management. Le sue origini risalgono al Giappone degli anni ’80 quando in Toyota si indentificò il metodo per eliminare gli sprechi dei processi produttivi.

La Value Stream Map è una risorsa efficace che permette di visualizzare ed ottimizzare:

• il flusso dei materiali ossia l’avanzamento dei processi dalla materia prima al prodotto finito verso il cliente;

• il flusso delle informazioni ossia la sequenza dei passaggi di informazione che segue un percorso inverso rispetto a quello precedente;

• il flusso delle persone e delle attività ovvero il flusso del personale e delle sottofasi di dettaglio del processo;

• la linea del tempo che permette di separare le attività a valore aggiunto e quelle non a valore aggiunto;

OBIETTIVO DI UN'ANALISI VSM

L’obiettivo di un’attività di Value Stream Mapping è duplice:

1.     migliorare ogni singolo processo in termini di produttività, efficienza, ottimizzazione degli sprechi

2.     miglioramento e globale ottimizzazione dell’intera organizzazione.

In un’attività di Value Stream Mapping si va a lavorare sull’ottimizzazione dei singoli processi senza perdere di vista l’efficienza e l’ottimizzazione dell’intera azienda.

Per questo i risultati di un’attività di Value Stream Mapping lasciano pressoché sempre gli imprenditori esterrefatti: la quantità di dati, informazioni, attività di miglioramento, sprechi che non si aspettavano, ottimizzazioni, risparmi e guadagni che non immaginavano di avere, supera sempre le aspettative.

COME INIZIARE

La VSM rappresenta il punto di partenza per comprendere lo stato attuale “Current State”, delineare le strategie di miglioramento e definire il “Future state” ovvero lo stato futuro del processo.

CURRENT AND FUTURE STATE MAP: LE DUE FASI DELLA MAPPATURA VSM

Prima di iniziare con la stesura di una mappatura è importate selezionare un prodotto, od una famiglia di prodotti, che siano rappresentativi per l’azienda e che presentino caratteristiche simili nella realizzazione. 

La mappa del valore si suddivide in due parti:

1. Current State Map: la rappresentazione fotografica della situazione attuale realizzata raccogliendo le informazioni mentre si cammina lungo il processo reale;

2. Future State Map: raffigurazione delle future attività secondo le proposte migliorative ipotizzate, in cui sono state eliminati gli sprechi.

“Tutto quello che dobbiamo fare è concentrarci sulle tempistiche, dal momento in cui riceviamo un ordine fino a quando incassiamo il pagamento, e fare di tutto per ridurle, eliminando le attività prive di valore aggiunto”

Taiichi Ohno

MAPPATURA DELLO STATO INIZIALE VSM (Current State “as is”) 

La mappatura dello stato attuale (Current State Map, CSM) è molto importante per visualizzare l’intero flusso di creazione di un prodotto o servizio, non soltanto una fase o singolo processo. Determina in modo semplice e visivo su come l’organizzazione opera veramente.

La rappresentazione grafica utilizza simboli comuni utilizzati in questo ambito come mostrato nella slide seguente:

Nellimmagine risulta evidente la suddivisione in tre fondamentali settori:

•    Il flusso delle informazioni

•    Il flusso del materiale

•    Il Lead time finale

Ognuna di queste fasi andrà compilata ed arricchita nei vari box di dati prelevati sul campo che permetteranno di avere una visione chiara del Current State Map.

Già durante la costruzione del VSM Current State il team potrà facilmente individuare sprechi lungo il flusso.

MAPPATURA DELLO STATO FUTURO (Future State “to be”)

L’obiettivo della Future State Map (FSM), dopo stretta e dettagliata analisi del Current State Map (CSM), è quello di rappresentare il nuovo flusso ottimizzato dei materiali e delle informazioni ottenuto eliminando (o riducendo) gli sprechi in ogni singola fase del processo.

La rappresentazione grafica sarà ovviamente la stessa impiegata per visualizzare il CSM evidenziando però le aree di miglioramento su cui lavorare.

In questa fase le attività indicate di seguito possono essere di grande aiuto:

• Analizza le singole attività che potrebbero indicare un problema e/o una opportunità di miglioramento. Determinare se questa può essere eliminata, ridotta o integrata,

• Impara a distinguere gli sprechi nell’ambiente di lavoro tenendo presente i 7 indicati dalla Lean Production.

• Riduci le attività a non valore aggiunto,

• Concentrati innanzitutto sulle attività di miglioramento a basso costo ma con impatto immediato. Le opportunità ad alto investimento saranno in un secondo momento se pur pianificate.

• Individua la radice di ogni spreco perché questa possa essere eliminata,

• Durante l’analisi dello stato attuale, evidenzia qualsiasi idea, preoccupazione, necessità coinvolgendo tutto il team che lavora su quello specifico processo, privilegiando tecniche di comunicazione tipo Round Robin anziché Brainstorming in modo che tutti possano dare un contributo significativo.

• Lo scopo del team è sostenersi a vicenda ma sfidarsi sull’attuale pensiero,

• Crea la mappa dello stato futuro sotto quella corrente.

  
  

Una volta disegnata la Future State Map si possono isolare e definire delle aree più ristrette di miglioramento, chiamate loop, dove poter intervenire rapidamente per ottenere risultati a breve termine, che andranno a dare benefici immediati su tutto il processo.

COME CREARE IL FLUSSO (DI VALORE) SNELLO

Per ridurre il Lead Time di produzione si possono applicare vari concetti, metodologie e strumenti tipici delle Lean Production (es. 5S, kanban, SMED, one piece flow …).

L’applicazione appropriata di quest’ultimi dipende dalle reali iniziali necessità dell’azienda per ottenere un risultato nel breve-medio-lungo termine.

CREARE UN PIANO DI AZIONE DELLE ATTIVITA' DI MIGLIORAMENTO

Definito il Future State Map è inevitabile pianificare le attività di miglioramento in termini di investimenti di risorse, attrezzature e persone.

Inutile sottolineare che questa fase è cruciale per la buona realizzazione del progetto di miglioramento.

L’attività di miglioramento andrà continuamente monitorata e condivisa con il team coinvolto.

RISULTATI CHE POSSONO DERIVARE DALLA MAPPATURA DEL FLUSSO DI VALORE

La Value Stream Map porta molteplici benefici:

• Fornisce una visualizzazione dell’intero processo e di quello che realmente accade

• Evidenzia le opportunità di miglioramento

• Fornisce un punto di partenza per l’implementazione della Lean

Molto spesso il 60% del lavoro è Sprechi, il 35% è Senza Valore Aggiunto ma necessarie e solo il 5% è con Valore Aggiunto. La riduzione dei tempi di attraversamento, delle scorte, dello spazio, il miglioramento della qualità, dei flussi di cassa, l’incremento della produttività e delle flessibilità ed il miglior impiego delle risorse umane sono vantaggi competitivi necessari per l’aumento della soddisfazione del proprio cliente.

Eccone un esempio con una tabella di obiettivi derivati dall’applicazione della VSM:

Riesaminare tutti i processi aziendali (dalla produzione all’amministrazione) nei loro diversi aspetti ed in tutta la loro estensione è imprescindibile se si vuole cambiare in meglio la propria azienda.

Indipendentemente dal tipo di azienda e settore, la Value Stream Map è un potente alleato nell’innovare ed evolvere l’impresa. Il segreto sta nell’eseguire correttamente la mappatura adattandola alla tua realtà e di programmare dei controlli periodici.

Perché eseguire correttamente tutto il processo della mappatura del valore non è un punto di arrivo ma solo di partenza, il miglioramento è un processo continuo da conquistare ogni giorno passo dopo passo.

CONCLUDENDO

Abbiamo analizzato l’applicazione della metodologia VSM per migliore l’efficienza nei nostri processi. Abbiamo fornito quali sono le fasi da seguire per l’applicazione di questo metodo che porterà a dei vantaggi inaspettati.

Per ottenere dei risultati concreti, hai bisogno di un aiuto. Contattaci per richiedere una consulenza per fare lean management applicando la VSM in modo da velocizzare il tuo percorso di miglioramento o, in alternativa, per valutare la necessità di lavorare sulla formazione rispetto al metodo lean con l’obiettivo che le pratiche vengano assimilate dai tuoi collaboratori.

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Ti Auguro Buon Lavoro

Alessandro Bonamano

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