STANDARD WORK: L'IMPORTANZA DEL "LAVORO STANDARDIZZATO"

QUAL E' LO SCOPO DELLA STANDARDIZZAZIONE? 

Assicurarsi che tutto sia fatto da tutti nello stesso modo; che svolgano il lavoro:

• alla massima qualità.

• al miglior servizio.

• al minor costo possibile.

Ricorda!

Dove non c’è standard … non c’è margine per il miglioramento.

Ricorda!

Ogni volta che uno standard è migliorato, da sempre spazio ad ulteriori miglioramenti!

 A chi non è mai capitato di riaprire un progetto? Ci siamo chiesti perché è accaduto?

• Il problema non è stato affrontato in modo efficace.

• Non sono state prese azioni per consolidare i risultati.

Lo standard Work è la chiave per la gestione del cambiamento sostenibile.

• La standardizzazione è un modo per mantenere i miglioramenti raggiunti durante le attività di miglioramento.

• Le soluzioni di successo devono essere standardizzate per rimanere efficaci ed a lungo termine.

• L’assenza della standardizzazione genera una fonte di variazione.

• I processi dovrebbero essere ripetibili e prevedibili in modo che la variabilità sia ridotta al minimo.

• Aumentando la ripetizione e i passaggi coerenti, la qualità verrà di seguito in modo affidabile e prevedibile.

DMAIC: Definisci → Misura → Analizza → Migliora → Controlla

La standardizzazione deve essere condivisa in quanto:

• Crea un ambiente di lavoro più sicuro.

• Chiarisce ruoli e responsabilità.

• Fornisce una base per la formazione di nuove persone.

• Riduce l'ambiguità delle attività.

• Promuove la risoluzione dei problemi e il lavoro di squadra.

• Crea una linea di base per il miglioramento continuo.

Garantendo che il lavoro sia sempre svolto allo stesso modo:

• Il funzionamento sarà fluido e ripetibile.

• La qualità e la produttività saranno migliorate.

• La sicurezza sarà garantita attraverso passaggi ripetitivi e coerenti.

• Il tempo di consegna diminuirà.

• Errori, rilavorazioni e sprechi saranno ridotti.

Senza standardizzazione:

• I processi tendono a degradarsi nel tempo.

• Diventeranno più complessi.

• Le attività diventano meno coordinate.

• Le prestazioni diminuiranno.

• Gli errori e gli sprechi aumenteranno.

MA COME FARE A STANDARDIZZARE UN PROCESSO? 

Ci sono diversi strumenti che possono aiutare in questo campo; vediamoli.

Un primo valido strumento sono le Procedure Operative Standard (SOP in inglese):

• Una SOP è un documento che descrive il modo migliore per eseguire un processo e le sue attività.

• Lo sviluppo e l'implementazione delle SOP consentono di rendere efficace il lavoro standard.

• Aiuta a comunicare il lavoro standard a coloro che lavorano nel processo.

• Una SOP ben fatta definisce:

• Che cosa bisogna fare

• Come deve essere fatto

• Chi è il responsabile che assicuri che ciò venga fatto come descritto

E può contenere:

• Istruzioni scritte.

• Disegni.

• Diagrammi di flusso.

• Fotografie.

• Liste di controllo

• Qualsiasi altra informazione necessaria per comunicare chiaramente lo standard.

Una SOP inoltre:

• Dovrebbe essere creata con il consenso di coloro che effettivamente svolgono quel lavoro.

• Ricordiamo che le persone supportano ciò che aiutano a creare.

Infine, una efficace SOP:

• È semplice e concisa.

• È chiara e contiene minime distrazioni.

• Usa una lingua che le persone possono capire.

• Trasmette informazioni importanti a colpo d'occhio.

• Include immagini che attirano l’attenzione (visual aid)

• Deve essere esposta nel luogo in cui viene svolto il lavoro.

• Spiega perché le regole devono essere seguite e le conseguenze del non seguirle.

Altri strumenti in aiuto alla standardizzazione:

Istruzioni operative

• Fornisce dettagli specifici su come svolgere un'attività più a basso livello.

  • Può identificare istruzioni passo-passo per delle attività attuate da parte di una sola persona.

Lezione in un Punto:

• Si concentra solo su UN punto.

  • Metodo utilizzato quando è necessario comunicare e comprendere un messaggio importante, come ad esempio:

• Un nuovo standard o metodo di lavoro.

  • Uno standard o metodo di lavoro rivisto.

  • Un'istruzione importante in un'istruzione di lavoro.

  • Un avviso di sicurezza.

La pratica migliore (best practice), ossia:

• Quella pratica che ha dimostrato di ottenere i migliori risultati.

  • Rappresenta soluzioni creative a problemi comuni.

  • Ha il potenziale per essere replicato internamente ed esternamente.

Infine, la standardizzazione non necessariamente dovrebbe essere applicata ovunque, ma non deve certamente mancare nei:

• Processi critici:

  • Processi che si verificano frequentemente.

  • Processi complessi.

  • Processi dove sono in atto azioni di miglioramento.

  • Processi specifici e rari in cui c'è una grande rischio di disperdere la conoscenza.

CONCLUDENDO

Abbiamo analizzato la Standardizzazione in aiuto per migliore l’efficienza nei nostri processi.

Abbiamo fornito quali sono le fasi da seguire per l’applicazione di questo metodo che porterà a dei sicuri vantaggi.

Per ottenere dei risultati concreti, hai bisogno di un aiuto. Contattaci per richiedere una consulenza per fare lean management applicando lo Standard Work in modo da velocizzare il tuo percorso di miglioramento o, in alternativa, per valutare la necessità di lavorare sulla formazione rispetto al metodo lean con l’obiettivo che le pratiche vengano assimilate dai tuoi collaboratori.

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Ti Auguro Buon Lavoro

Alessandro Bonamano

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