OTTIMIZZA I PROCESSI AZIENDALI

La TV e i giornali ce lo ricordano tutti i giorni in tutte le salse: tante aziende si sono trovate in difficoltà seguito all'accumularsi delle conseguenze di crisi, recessione, pandemia.

E’ altrettanto vera una notizia che passa un po’ meno di frequente: tantissime aziende sono riuscite a trovare nella situazione contingente grosse opportunità di sviluppo e di crescita. Anche in questo caso la situazione non è sicuramente tutta rose e fiori.

In questo articolo proseguo nella presentazione di alcuni strumenti del METODO ACTIVE che metto a disposizione per permetterti di aumentare notevolmente le prestazioni ed il valore del tuo studio, della tua azienda o semplicemente del tuo ruolo in azienda.

Come ti dicevo, tante aziende sono riuscite a trovare nella situazione contingente alla pandemia grosse opportunità di sviluppo e di crescita. Basti pensare alle imprese che lavorano direttamente o indirettamente nella produzione, conservazione e distribuzione nell’ambito dei dispositivi medici (mascherine, tamponi, vestiario, attrezzature respiratorie, vaccini ecc.). Paradossalmente anche queste aziende si sono trovate in difficoltà, ma per i motivi opposti rispetto a quelle il cui giro d’affari si è ridotto drasticamente.

La loro crisi è dovuta proprio alla repentina richiesta di produzione a cui hanno dovuto sopperire con la stessa struttura organizzativa e produttiva. In tali situazioni l’imprenditore che per sua natura è predisposto ad assecondare i propri clienti cercando di sostenere tutte le sue esigenze soprattutto in una situazione di pandemia, tende a riversare in azienda nuove risorse. Tante risorse. Risorse relativamente a personale, mediamente non di alto profilo professionale, che di carattere strumentale. A volte, ma non è così raro riscontrarlo, senza avere un’idea chiara su come rendere queste risorse produttive al 100%. Queste scelte che nel primo periodo risolvono le problematiche contingenti di delivery, nel breve e medio periodo possono comportare alcuni sbilanciamenti organizzativi ed economici non trascurabili.

Nell’articolo di oggi voglio condividere con te degli asset fondamentali che normalmente utilizzo durante le mie consulenze per riuscire ad ottimizzare le risorse già a tua disposizione.

Ti passerò alcuni spunti di grande valore che ho racchiuso nella seconda macro-fase del METODO ACTIVE e che ho denominato appunto OTTIMIZZARE.

LA SECONDA FASE DEL METODO ACTIVE: OTTIMIZZA 

Oggi voglio mostrarti alcuni strumenti fondamentali che ogni azienda dovrebbe possedere per riuscire gestire al meglio la propria risorsa principale, i collaboratori. Ricordati che i brevi spunti che ti offro, valgono per tutti i collaboratori sia i responsabili di funzione o di primo livello, sia per gli addetti che svolgono quotidianamente attività operative.

1.    Crea procedure e istruzioni di lavoro 

Come ben sai ogni attività, ogni operazione, ogni lavoro possono essere svolti in vari modi, più o meno correttamente, più o meno in maniera efficiente ma solitamente un risultato arriva anche se a volte in modo molto diverso. L’esperienza ci dice che se vuoi ottenere un risultato standardizzato è necessario definire cosa devi fare, come lo devi fare, con quali risorse e con quali strumenti. E’ necessario pertanto, definire tutte queste variabili e descriverle in maniera indelebile su un documento.

Questo documento, a seconda del grado di approfondimento prende il nome di Procedure o Istruzioni operativa. Seguendo questa strada i risultati diventano standardizzati, si può trasferire più facilmente parte del know-how che è proprio dell’Imprenditore o dei manager, all’Azienda e quindi ai vari collaboratori.

Agendo in questo modo si ottiene una massimizzazione dell’efficienza e dell’efficacia di tutte le risorse interne e conseguentemente un aumento della loro produttività in quanto si abbreviano i tempi operativi e i collaboratori sono più autonomi e stimolati.

Creare delle procedure o delle Istruzioni efficaci è indispensabile per ottenere un miglioramento delle performance di tutti i collaboratori e conseguentemente una crescita dell’intera Azienda.

Le Procedure o le Istruzioni Operative possono essere realizzate sotto varie forme e attraverso svariati strumenti. Si possono creare in maniera descrittiva su documenti cartacei, oppure in modo poco descrittivo attraverso schemi a blocchi o flowchart (diagramma di flusso). Oggi la tecnologia ci viene in aiuto, pertanto, si possono realizzare anche sotto forma di video, o addirittura utilizzando strumenti di realtà aumentata. Questa nuova tecnologia è in grado di far vivere il soggetto la situazione in cui si potrebbe trovare, in maniera del tutto artificiosa, indirizzandone i suoi movimenti. Argomento molto interessante che approfondiremo in un altro momento.

Si tratta di documenti o materiali molto facili da leggere, chiari nelle indicazioni ed in grado di far comprendere immediatamente cosa deve fare il collaboratore in una determinata situazione. In poche parole, si tratta di Procedure e Istruzioni Operative efficaci.

2.  Individua gli indicatori (KPI) per misurare le performance 

I numeri che ci indicano cosa stiamo ottenendo durante le nostre attività rappresentano uno strumento fondamentale per raggiungere gli obiettivi che ci siamo posti. Senza questi è come trovarsi in mezzo ad un bosco senza avere campo sullo smartphone e senza bussola.

La definizione dei KPI è quindi uno dei pilastri fondamentali per l’ottenimento dei risultati attesi, nostri, aziendali e dei nostri collaboratori. In ogni Sistema di Gestione Efficace è di fondamentale importanza definire una metodologia per misurare e tenere sotto controllo le attività, i processi e le performance dei collaboratori stabilendo precisi parametri.

Con il METODO ACTIVE metto a disposizione strumenti per individuare gli indicatori necessari e sufficienti a misurare le performance dei processi e valutare le performance dei propri collaboratori. E’ utile ribadire che è fondamentale definire i principali indicatori in maniera specifica per ogni Azienda, per ciascun processo e per ogni collaboratore in special modo per coloro che ricoprono ruoli chiave.

3.  Applica tecniche di ottimizzazione  

Indispensabili strumenti per migliorare le performance aziendali sono le tecniche di ottimizzazione. Anche in questo caso gli strumenti a disposizione sono molteplici e diversi in funzione della tipologia dell’azienda, dei processi di realizzazione dei prodotti o dei servizi offerti e naturalmente dei risultati che si vogliono raggiungere.

Attraverso l’applicazione del METODO ACTIVE, ti metto a disposizione varie tecniche di ottimizzazione tra cui:

• Tecniche per pianificare RIUNIONI EFFICACI, affinché le riunioni siano un’occasione di condivisione degli obiettivi, delle situazioni critiche presenti e di pianificazione delle attività, comprese quelle di miglioramento continuo.

• Tecniche per l’utilizzo corretto della DELEGA EFFICACE, necessarie per individuare le persone più adeguate a ricoprire specifici ruoli ed in grado di stimolare, motivare e responsabilizzare i collaboratori a qualsiasi livello.

• Tecnica di PIANIFICAZIONE DEL TEMPO: comprende lo strumento della matrice del tempo, che consente di definire e programmare le attività in base al loro livello di importanza e di urgenza.

• Tecniche di ORGANIZZAZIONE aziendale LEAN partendo dalle METODOLOGIE 5S che potrebbero fare la differenza per molte aziende medio piccole. Questo strumento che si lega ineluttabilmente alla gestione del tempo ed alla definizione delle priorità per ciascuno di noi è la base per migliorare le prestazioni di ciascun processo e non necessariamente solo quelli produttivi.

4.  Definisci la formazione dei tuoi collaboratori

Iniziativa fondamentale per ciascuna Azienda che si pone come obiettivo quella di crescere e di migliorarsi, è investire nella formazione interna così da accrescere o trasformare le competenze presenti, in funzione delle reali necessità.

Anche le tecniche sopra citate non possono prescindere da una formazione specifica più o meno approfondita in funzione della complessità dei processi e del prodotto o servizio offerti.

E’ indispensabile che per raggiungere una meta grande o piccola che sia, tutti gli uomini dell’equipaggio sappiano dove la barca è diretta e quindi remino nella stessa direzione. 

Pertanto, per raggiungere questo risultato è molto importante possedere delle informazioni ad inizio viaggio per fare in modo che i progetti che l’imprenditore intende implementare in azienda siano definiti e chiari a tutti gli attori coinvolti. Una volta descritta la destinazione al cuore dell’azienda (cioè a tutti i collaboratori) e dettata la strada da intraprendere è necessario insegnare a tutti coloro che faranno parte del progetto come utilizzare i nuovi strumenti gestionali e di organizzazione.

E’ bene ricordare che se vuoi ottenere risultati diversi da quelli sin qui ottenuti dovrai imparare a fare azioni sin qui mai fatte.

Pertanto, la formazione e l’addestramento del personale sono attività che portano grande valore aggiunto alla Tua Azienda sia nel breve sia nel medio termine che nel lungo termine. 

Applicando il METODO ACTIVE ti sarà facile comprendere a pieno quali sono le PRIORITA’ aziendali da perseguire e quali sono le competenze che ciascun collaboratore o manager deve possedere per compiere in maniera efficiente il proprio lavoro.

Una volta definite le priorità ti sarà sicuramente più semplice definire il piano formativo aziendale, personalizzandolo in maniera specifica per ciascun ruolo e ciascun processo. Quanto descritto in questo articolo rappresenta in maniera sintetica come avviene l’implementazione della seconda delle quattro fasi del METODO ACTIVE.

Oggi ti ho mostrato solo alcuni degli ASSET che ti metterò a disposizione per pianificare in modo guidato e corretto la META che intendi perseguire.

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Ti Auguro Buon Lavoro

Alessandro Bonamano

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