LEAN OFFICE

Abbiamo sentito parlare frequentemente della Lean Production o Lean Manufacturing riferita ad aziende manifatturiere ed ora sentiamo anche questo nuovo termine.

Vediamo che cos’è il Lean Office:

• Il Lean Office è l’attuazione dei principi di efficienza applicati ai processi amministrativi e gestionali

• il Lean Office punta ad applicare i principi del Lean Thinking agli sprechi negli uffici che “oscurano” la competitività aziendale

• il Lean Office è davvero efficace in presenza di quei “servizi” che mostrano una ripetitività e una standardizzazione

  
  

Innanzitutto qual è il contesto in cui si applica il Lean Office?

Il Lean Office trova il massimo della sua applicazione là dove ci sono attività di servizio, ossia:

• servizi interni alle aziende (es. quelli erogati dagli uffici amministrazione, commerciale, ecc.)

• servizi offerti dalle aziende del settore "terziario" (es. assicurazioni, banche, formazione, studi commercialisti, avvocati, ecc.)

• servizi offerti dell’amministrazione pubblica e dalle organizzazioni “no profit”

Quali sono gli obiettivi da raggiungere applicando il Lean Office?

Vediamoli:

• riduzione dei costi: trovare gli sprechi, migliorare l’impiego delle risorse, ridurre i costi complessivi dei servizi erogati;

• riduzione della variabilità e miglioramento del flusso informativo: è necessario trovare i percorsi ottimali e puntare alla riduzione di variabilità;

• aumento della produttività: troppo spesso si ricorre ad un aumento delle risorse piuttosto che concentrarsi sulle modalità per aumentare la produttività;

• miglioramento della qualità e del servizio al cliente attraverso il miglioramento dei processi di erogazione del servizio.

Come si possono raggiungere questi obiettivi?

Ecco 6 punti su cui lavorare:

1. Ottimizzare le operations nei servizi: se l’azienda opera nel settore dei servizi il Lean Office può rappresentare la soluzione per ottimizzare il flusso delle informazioni,

    individuare e ridurre gli sprechi per investire sulle attività percepite a valore dai clienti.

2. Organizzazione per processi: strumenti chiave per gestire l’azienda: la gestione per processo è ormai un must per le aziende di successo, impariamo a conoscerla ed applicarla.

3. Eliminare gli sprechi nei processi gestionali e amministrativi: come intervenire sugli sprechi che si nascondono tra i flussi informativi? L’applicazione del Lean Office ci aiuta in questo.

4. Le principali perdite sul lavoro d’ufficio: cerchiamo di capire quali sono le principali cause che fanno perdere tempo nelle attività che vengono svolto all’interno degli uffici.

5. Organizzare per rendere più efficiente i servizi: come efficientare i servizi attraverso il Lean Office massimizzando il servizio al cliente.

6. Lean office e trasformazione digitale: quanto l’applicazione del Lean Office aiuta le aziende nel tormentato percorso della trasformazione digitale.

Per migliorare l’organizzazione aziendale occorre lavorare sulla semplificazione, la razionalizzazione, la standardizzazione e sul miglioramento delle pratiche operative per incrementare le performance dei processi amministrativi e gestionali.

Spesso capita di affrontare situazioni in cui, di fronte a cattive performance aziendali (come elevati costi e/o bassa qualità) i manager attribuiscono la responsabilità unicamente alle persone,

senza porsi il problema dell’organizzazione del lavoro, ovvero della qualità dei processi.

Se concordiamo sul fatto che le prestazioni non soddisfacenti siano causate in primis da inefficienze di processo, allora sarebbe naturale dedicare più tempo a questo aspetto.

In sintesi, la logica del miglioramento continuo incoraggia il pensiero orientato ai processi; attraverso il miglioramento dei processi si incrementano i risultati aziendali.

Occorre quindi identificare e correggere gli errori del processo.

Uno dei capisaldi della Lean Office è ridurre (o meglio eliminare) gli sprechi nei processi gestionali ed amministrativi.

E’ però difficile eliminare gli sprechi negli uffici poiché sono molto difficili da individuare. Il “prodotto non visibile” blocca qualsiasi pensiero rivolto al   miglioramento delle attività.

Fermiamoci un attimo a pensare agli sforzi necessari per portare avanti una pratica, il numero di attività necessarie, i movimenti, i trasferimenti, le telefonate, gli scambi di e-mail solo per avere quelle informazioni che dovrebbero essere sempre disponibili.

Per applicare il Lean Office è necessario pensare all’informazione come a un prodotto; dobbiamo concentrare l’attenzione sul flusso di valore del processo che viene creato partendo dall’input che riceve, passando alla produzione (erogazione) fino all’output desiderato (promesso) dal cliente.

L’obiettivo del Lean Office è far fluire il lavoro più velocemente; in particolare:

• focalizzare gli sforzi affinché le persone operino solo sulle attività che creano valore per il cliente eliminando e riducendo gli sprechi in ufficio;

• velocizzare le operazioni, eliminando i tempi morti creati da prassi inutili e burocrazia (che è cosa ben diversa dal chiedere alle persone di lavorare più velocemente!).

Vediamo quali sono le principali perdite sul lavoro d’ufficio

La seguente slide sintetizza bene il concetto:

È chiaro che tutte le attività che puntano a ricercare l’informazione (che deve essere invece disponibile), ricostruirla e correggerla (deve essere invece completa e corretta),

archiviarne la stampa (deve invece essere dematerializzata),sono sicuramente classificabili come perdite di tempo, cioè sprechi.

L’eliminazione degli sprechi rappresenta il modo più economico per ottimizzare i processi negli uffici, riducendo le perdite di tempo sul lavoro d’ufficio, aumentando la produttività e riducendo i costi in azienda.

A patto che….

Si discrimini ciò che dovrebbero fare i sistemi informativi e ciò che deve necessariamente rimanere in carico alle persone.

A tal proposito affrontiamo ora un’altra questione assai importante:

Che rapporto c’è tra il Lean Office e la Digitalizzazione?

Il Covid in questi ultimi anni sicuramente ha dato una spinta decisiva al processo di trasformazione digitale delle nostre attività lavorative.

Ma perché è così importante occuparsi dell’ottimizzazione dei processi che gestiscono, appunto, le informazioni?

La ragione è molto semplice: perché diverse ricerche convergono nell’affermare che questi processi impattano sui costi totali per una quota variabile tra il 25% e il 60% a seconda del core business dell’organizzazione.

Dobbiamo cambiare il nostro approccio verso il tema della digitalizzazione consapevole dei benefici che si possono ottenere. Un processo completamente digitalizzato consente di migliorare la condivisione delle informazioni, il lavoro di gruppo e inevitabilmente la produttività.

Questo significa che è un percorso che è inevitabile affrontare!  

Ma quali sono i vantaggi della digitalizzazione? Vediamoli:

Attenzione però ad un aspetto importante: “digitalizzare” non significa semplicemente utilizzare documenti in formato elettronico. Se facciamo caso al tipo di informazioni che circolano in azienda, ci troviamo di fronte ad una situazione molto simile alla seguente:

• il 30% delle informazioni ha una natura strutturata (ERP, CRM, altri sistemi informativi);

• il 70% delle informazioni risulta destrutturato (e-mail, pdf, documenti office, file immagine/video, messaggi in chat, vocali, etc.).

Spesso poi assistiamo ad un vero e proprio paradosso: le informazioni sono sempre più digitalizzate, ma gli strumenti utilizzati non comunicano tra loro per cui siamo costretti a stampare/estrapolare le informazioni per poterle gestire.

Ecco perché l’Information Technology riveste un ruolo primario nell’applicare con successo il Lean Office in azienda, garantendo che tutti gli elementi dei diversi processi siano collegati da flussi di informazione fluidi e lineari, senza interruzioni, attese o ritardi.

L’Information Technology diventa essenziale nel caso venissero riscontrati questi “sintomi”:

• Produzione eccessiva di informazioni non necessarie;

• Lenta circolazione delle informazioni;

• Scarsa qualità delle informazioni;

• Elevato impiego di persone per gestire le informazioni.

Di fronte a queste problematiche ancora troppi imprenditori/dirigenti/responsabili pensano che la soluzione sia quella di andare a caccia del miglior software presente sul mercato confidando in risultati che spesso si rivelano diversi da quelli sperati: un software, da solo, difficilmente risolve magicamente i problemi imponendo un modo “corretto” di lavorare. Occorre prima avere chiaro “come” si vuole lavorare e “cosa” si vuole consegnare al cliente in termini di valore; solo allora sarà più facile interloquire con chi i software li produce e li installa.

Ora che hai compreso l’importanza del LEAN OFFICE hai due strade da poter percorrere:

STRADA N°1

Segui la via Fai da te. Leggi o fai leggere ad uno dei tuoi collaboratori o manager questo articolo o altri post nel web che parlano dall’argomento o dedichi giornate per dare una scorsa ad un libro sul LEAN OFFICE e poi ti inventi come calarlo nella tua realtà. Si tratta di una strada certamente fattibile ma naturalmente molto più faticosa e costosa ed inoltre non ti assicura di ottenere risultati tangibili.

Oppure

STRADA N°2

Ti affidi a chi, come noi, ha l’obiettivo di aiutare le PMI ad ottimizzare i costi, a riorganizzare i reparti aziendali, a trovare vie di innovazione fattibili e a misura delle esigenze di una PMI. Con la garanzia di ottenere un risultato positivo.

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Ti Auguro Buon Lavoro

Alessandro Bonamano

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